Как повысить эффективность персонала за несколько дней?

Чтобы повысить эффективность персонала за считанные дни без тренингов, нужно ввести систему мотиваций, четко определить должностные обязанности каждого и выполнять как обещания, так и угрозы
азбука-мотивации

Дабы превратить обычный рабочий коллектив в команду единомышленников, не нужно изобретать велосипед. Ведь на самом деле все новое — хорошо забытое старое. Тем не менее некоторые менеджеры, управляя подчиненными, ухитряются пренебречь самыми простыми и очевидными правилами. В то время как их соблюдение во многом облегчает задачу построения высокоэффективной команды.

Бумажные хлопоты

Максим Кузьменко, директор ООО «Лтава», потратил неделю своего рабочего времени на разработку должностных инструкций для каждого сотрудника. Идея создания этих документов появилась спонтанно. Все началось с того, что менеджер по продажам и специалист по логистике не могли решить, кто должен разбираться с внезапно возникшими проблемами с заказчиком. Проблемы касались доставки товара, а клиента вел «продажник». Г-н Кузьменко понял, что некоторые функции в коллективе вообще ни на кого не возложены, а половину своих задач персонал не знает.

«Должностная инструкция — базовый инструмент управления. Многие руководители недооценивают ее. В инструкции указывается список максимально возможных задач, которые сотрудник должен выполнять. Но по своему опыту скажу: она должна быть составлена для каждого сотрудника индивидуально и определять действия для конкретного человека, а не должности», — делится опытом директор ООО «Лтава».

Для начала стоит составить так называемый процессинг (опись всех действий на предприятии). Следует четко определить действия каждого сотрудника для получения нужного результата. При этом важно указать его уровень полномочий, зоны, за которые он несет ответственность, а также прописать критерии результативности. HR-консультант, коуч Маргарита Турченко говорит, что здесь нужно сделать привязку к личности сотрудника. Этого можно добиться, если учитывать его компетенции (то, что сотрудник умеет делать лучше всего).

Сам себя не оценишь

По совету бизнес-тренера Максим Кузьменко дал задание каждому члену коллектива заполнить три анкеты. В первой нужно было описать, что человек делает ежедневно. Во второй — что, по его мнению, должен делать каждый день. И наконец, в третьей — чего не должен делать. Это дало возможность выяснить, насколько эффективно работают люди сейчас (по их же мнению) и какие функции они не выполняют или выполняют вместо других. «Итак, все, что внесено в первую и вторую анкеты, — это действия, которые человек выполняет максимально эффективно. Действия, указанные в первой анкете, но не попавшие во вторую, — это то, что сотрудник делает для отвода глаз, без желания и неэффективно. А в третьей анкете отмечено то, что человек делает плохо и нерезультативно», — объясняет г-н Кузьменко.

Эту же схему можно использовать для оптимизации количества персонала. Например, сотрудники, выполняющие функции, которые не делает больше никто, кроме них, относятся к категории специалистов, значимых для организации. Людей, никаких уникальных действий не выполняющих, можно назвать «социальными лентяями» и при необходимости сократить, переложив их функции на других.

На основании таких анкет можно составить персональные должностные инструкции, которые будут учитывать потенциал сотрудников и приведут к росту эффективности каждого из них. Так, к примеру, спор между менеджером по продажам и логистом Максим Кузьменко разрешил, указав в должностной инструкции «продажника» ведение работы с клиентом на всех стадиях, включая доставку. А логиста заставил быть более внимательным и ввел материальную ответственность за просчеты.

На большинстве предприятий принято, чтобы сотрудники писали отчеты о проделанной работе за месяц, неделю или день. Однако на практике такая форма не работает. Люди должны трудиться, а не писать, чем они занимаются в рабочее время. Хороший сотрудник отдела продаж может хоть весь день заниматься своими делами, но потом сделать один звонок и продать товар на миллион гривен. «Следите за тем, чтобы продавцы не были обременены написанием формальных отчетов. В такой ситуации сотрудники вынуждены тратить значительную часть рабочего времени не на дело, а на ненужную писанину. Если необходимо подготовить отчет, то пусть он будет один, но максимально полезный для вашего анализа», — советует Маргарита Турченко. Она также указывает на то, что многие руководители считают так: если человек весь день занят, он приносит пользу компании. Однако занятость и эффективность — разные понятия. Некоторые люди работают на износ, но результата не достигают. Другие работают мало, но эффективно.

Поощрение и наказание

Денежные премии — самый популярный способ стимулирования персонала. Хорошо организованная система материальных стимулов позволяет повысить эффективность сотрудников. Но применять данный метод следует крайне осторожно, так как в погоне за премиями и поощрениями часто страдает качество выполняемой работы. Помимо основной зарплаты можно предусмотреть социальные бонусы. Медицинское страхование, оплата жилья или питания, предоставление кредитов с невысокой процентной ставкой и возмещение затрат на обучение — все это в определенной мере будет стимулировать сотрудников к работе не хуже денежного поощрения.

Но если все эти вещи существуют на предприятии как данность, люди очень быстро попадают в зону комфорта и перестают стараться. Лучше добавить преимуществ, чем отобрать их, считает Ольга Антонова, директор по персоналу фирмы «Идея». «Страх лишиться премии, части зарплаты, бонусов, получить штраф и быть уволенным — в нашем случае главный мотиватор. Но важно не переборщить, а «пугать» микродозами и только, когда это необходимо. Затравленный и запуганный человек — наименее эффективный из всех сотрудников», — отмечает г-жа Антонова.

Если не будет наказания, страха недополучить зарплату также не будет. Поэтому за выполненную с опозданием или некачественно работу нужно применять штрафные санкции. Иначе после «мотивационного запугивания» показатели производительности увеличатся, но со временем, если не приводить угрозы в исполнение, у сотрудников выработается иммунитет к пустым словам.

Похвала дороже денег

Не все измеряется деньгами. Люди по-прежнему нуждаются в общественном признании, осознании собственной значимости, возможности самовыражения и самореализации. Однако нематериальной мотивации, как правило, незаслуженно уделяется слишком мало внимания.

Маргарита Турченко советует выставлять достижения каждого сотрудника напоказ. Если компания большая, можно завести корпоративную газету и брать интервью у лучших сотрудников. К тому же публично хвалите персонал, отмечайте их заслуги. Как правило, большинство руководителей не могут вспомнить почти ни одного метода нематериальной мотивации. На советских заводах существовала «Доска почета». Сегодня — максимум корпоративные тренинги. «Но это подмена понятий: оплата корпоративных мероприятий подразумевает дополнительные расходы для компании. В то время как нематериальная мотивация — это система стимулов исключительно неденежного характера», — говорит г-жа Турченко.

Ольга Антонова внедрила на фирме следующее правило: каждое продвижение по службе сопровождается общим сбором коллектива и пояснением, почему именно этого человека повысили. Так каждый сотрудник понимает, что ему нужно для того, чтобы получить более высокую должность, и старается работать эффективнее. Кроме того, это дает фирме прозрачность кадровых перестановок и исключает разговоры о «кумовстве и любимчиках». А Максим Кузьменко с недавнего времени регулярно пишет отличившимся сотрудникам благодарности, — e-mail, напоминающий похвальную грамоту. Составление письма у Максима занимает максимум 10 минут и поднимает настроение как ему самому, так и сотруднику.


Комментарии:


Код безопасности:


Внутренний голос

«Развитие в Украине социального предпринимательства позволит решить проблемы с социальной адаптацией незащищенных категорий населения»

Большой человек

Управление по-итальянски

Частный случай

Как заработать на игрушках ручной работы

Новости партнеров

bigmir)net TOP 100   

Новости партнеров

Новости от KINOafisha.ua
Загрузка...
Загрузка...
Афиша кинотеатра Синема Сити

Статус

Еженедельный деловой журнал

Украинский бизнес портал

Электронный деловой журнал

Эксперт

Украинский деловой журнал

Экономические известия

Ежедневная деловая газета