Экономприем

Бизнес-конференция — один из эффективных способов привлечь новых партнеров и клиентов. Но это удовольствие обычно было не из дешевых: за пару часов погружения в деловую атмосферу организаторам порой приходилось выложить $2–5 тыс. Однако, как утверждают эксперты, благодаря кризису появились новые возможности удешевить процесс. «Конечно же, подобные экономприемы будут без лоска и рос­коши, но завоевать нужную аудиторию помогут даже малым и средним компаниям», — уверяет директор OOO «Центр-Инвест» Сергей Буханец. «Статус» решил выяснить возможные способы экономии на бизнес-мероприятиях.

Любой каприз со скидкой

С наступлением кризиса большинство владельцев конференц-залов пересмот­рели свои прайсы и стали ориентироваться на нужды малого и среднего бизнеса. Ведь до 50% их прежних клиентов (преимущественно крупных компаний) либо ушли с рынка, либо в разы сократили свои ивент-бюджеты. В прошлом остались 3–6-месячные очереди на аренду залов и сверхдоплаты за срочность. По словам Анны Боднарчук, директора супермаркета лицензионного программного обеспечения «Софткей-Украина», сейчас идет борьба за потенциальных клиентов любого ранга. «При этом заказчики конференций получают привилегию диктовать цены, торговаться, договариваться о сокращении количества включенных в аренду сервисов и даже о бесплатных дополнительных услугах», — рассказывает эксперт.

Арендодатели также щедры на скидки и антикризисные предложения: чем длительнее аренда зала, тем меньше ее почасовая оплата, или чем больше участников конференции, тем дешевле стоимость одного места. Так, к примеру, при размещении более 10 участников конференции в гостинице «Крещатик» конференц-зал предоставляется бесплатно. А в гостинице «Лыбидь» при заказе зала не менее чем на 4 часа арендатор получает 15% скидку, а также возможность бесплатно пользоваться некоторым техоборудованием.

Правила съема

Стоимость организации конференции также зависит от места расположения зала. Наиболее выгодные предложения аренды у компаний, которые имеют собственные конференц-помещения, но ранее никогда их не сдавали. Это могут быть залы в образовательных центрах и учебных заведениях. По словам г-на Буханца, встречаются подобные помещения и у крупных компаний. Преимущество заказа таких залов в том, что непрофильные фирмы не избалованы высокими доходами от арендной деятельности, поэтому соглашаются на предложение клиента (в среднем от 200–300 грн/час). «К примеру, нам удалось организовать 4-часовую бизнес-конференцию менее чем за $1 тыс., вместо изначально планируемых $4 тыс., — делится опытом Ольга Лебедева, PR-менеджер украинской интернет-поисковой системы. — По совету партнеров мы буквально в последний момент решили арендовать зал не в одной из столичных гостиниц, а в пресс-центре местного издательства. До кризиса он не сдавался, но был оборудован нужным образом и ничуть не уступал залам в бизнес-центрах». Подобная возможность сэкономить выпала и компании «Софткей-Украина». «Недавно совместно с партнерами мы проводили семинар и подходящий зал нашли буквально в соседнем здании. Причем с полным набором услуг: спецтехника, кофе-паузы, ивент-персонал. Аренда на целый день обошлась всего в несколько тысяч гривен», — говорит Анна Боднарчук.

Самыми дорогими, как и прежде, остаются залы отелей (особенно «HYATT», «InterContinental»). Несмотря на то что во время кризиса стоимость их аренды снизилась на 5–15% (с 800 до 550 грн/час), съем помещения «выливается в копеечку» за счет дополнительных сервисов (использование необходимого оборудования, питание), которые отельеры не разрешают заказывать у внешних компаний. «К тому же во многих гостиницах слабый сигнал Wi-Fi (без которого сейчас не обходится ни одно мероприятие на интернет-тематику), да и освещение не всегда подходит для съемки», — дополняет г-жа Лебедева. В свою очередь эксперты советуют изучить предложения более дешевых гостиниц. Их залы могут быть ничуть не хуже, но стоить на 20–40% дешевле.

Залы по приемлемым ценам можно арендовать в бизнес- и выставочных центрах (например, в «Парусе», «Кубике», «Альта-Экспо»). Стоимость стартует с 300–400 грн/час. Помещения для деловых мероприятий появляются и в развлекательных центрах («Блокбастер», GolfStream).

Комплексная экономия

Не стоит забывать, что бюджет конференции зависит и от дополнительного набора сервисов и решения организационных вопросов. «К примеру, только благодаря хорошей организации и четкому определению длительности конференции можно уменьшить расходы на 5–10%, — рассказывает Максим Муровайко, специалист по связям с общественностью интернет-рекрутингового портала rabota.ua. — При этом, если мероприятие не особо статусное и не очень длинное, вместо полноценного фуршета участникам можно предложить пирожные, фрукты, кофе или сок. Это в несколько раз дешевле бутербродов и канапе».

Еще один способ сэкономить — разделить затраты с другими компаниями. «Подумайте, кому еще, кроме ваших прямых конкурентов, будет интересна собравшаяся аудитория, и объедините с ними свои усилия. Таким образом мы провели уже несколько успешных семинаров», — делится опытом г-жа Боднарчук.

Сэкономить можно и на обслуживающем персонале. «На конференциях часто нужны люди, которые будут регистрировать участников, раздавать материалы, подавать в зале микрофоны и пр. Если мероприятие не масштабное (до 30 чел.), то в качестве помощников лучше использовать собственных сотрудников. Это дешевле, чем заказывать персонал у аутсорсинговой  компании. И, гораздо эффективнее, ведь работники фирмы могут ответить на вопросы о компании, их больше волнует качество мероприятия, они с готовностью решают организационные вопросы. Я часто наблюдала, как приглашенные сотрудники ивент-агентств отказывались выполнять какие-то просьбы участников, небрежно регистрировали их. В итоге гости уходили недовольными», — резюмирует г-жа  Лебедева.