Концепция «гибкого» офиса позволяет сократить количество фактических рабочих мест на 30%

Традиционное закрепление рабочих мест за сотрудниками становится моветоном, особенно в период летних отпусков.
кадры

Все больше работодателей внедряют концепцию «гибкого» офиса, позволяющую сотрудникам выбирать место для работы в зависимости от планов на день, а компании — экономить на арендуемой площади и оргтехнике. В таких офисах рабочих мест меньше, чем сотрудников, поскольку часть персонала обычно находится в разъездах, отпуске или на «больничном». За рубежом подобная организация офисов называется NTO (Non-Territorial Office) или WPI (Workplace innovation) и используется практически в любой сфере бизнеса. В нашей стране первопроходцами стали представители ИТ-рынка.

Своим путем

В Украине крупные компании пока лишь присматриваются к опыту зарубежных коллег. Новаторами выступают небольшие команды, работающие в интеллектуальной сфере и ИТ-стартапах. «Когда мы начинали бизнес, клиентов было мало, работать в офисе не имело смысла — слишком много времени пришлось бы тратить на дорогу, организацию «быта». С ростом компании и количества клиентов офис все же появился, — рассказывает Александр Кулик, директор агентства PrimeADV (интернет-продвижение), — однако из 14 человек в нашей компании семеро работают удаленно, а для общения с клиентами, проведения встреч и решения важных вопросов всегда можно прийти в офис и занять одно из свободных мест. Так у нас работают программисты, копирайтеры и даже менеджеры».

Ведущие ИТ-компании тем временем наряду с традиционным форматом офиса практикуют удаленную работу. «Более половины наших сотрудников проводят большую часть своего времени за пределами офиса — на встречах с клиентами, в командировках, на мероприятиях, — говорит Анна Подгорная, HR-директор компании «Майкрософт Украина». — Именно поэтому не всем нужен стол в офисе: таким сотрудникам важнее, чтобы они могли эффективно работать «в поле» и оставаться на связи. В то же время оборудованные места требуются для сотрудников, занимающихся обслуживанием клиентов, ведь им нужно принимать и обрабатывать звонки, а также для ряда работников, которые проводят вне офиса меньше 50% времени».

«Мы решили оставить формат стандартного офиса с закрепленным рабочим местом под каждого сотрудника, — поясняет Виктор Демьянец, директор по персоналу компании «Инком». — Потому что людям комфортно работать в команде, оперативно взаимодействуя между собой. Отсутствие любого из коллег затрудняет процесс коммуникации и координации в компании. Но в случае командировки, «больничного» или отпуска любой член команды имеет возможность удаленно зайти на свою почту или же подключиться к другим внутренним ресурсам компании».

Кстати, в прошлом году Microsoft провела исследование «Работа без стен», которое показало, что удаленная работа приносит ощутимые выгоды как сотруднику, так и компании. Все больше людей утверждают, что предпочитают работать удаленно.

Повсеместная экономия

За границей концепция офиса без работников применяется давно и успешно. Американские компании, желающие
сэкономить, начали экспериментировать с форматом «гибкого» офиса еще в 1980-х годах. Именно тогда в обиход вошли рабочие кабинеты общего пользования, общие столы для командной работы над проектом и отсеки для уединенной работы. Соответственно, пионерами внедрения такой концепции офисов в постсоветских странах стали «дочки» зарубежных корпораций.

Например, в российском офисе Philips числится около 600 человек, при этом рабочих мест здесь всего 420. «Ряд сотрудников проводит часть рабочего дня на встречах либо трудится удаленно, — информирует Назим Турдумамбетов, директор по корпоративным коммуникациям Philips в России и СНГ. — Чтобы все рабочие места были востребованы, в новом московском офисе Philips их меньше, чем сотрудников. Этот подход позволяет персоналу более эффективно использовать рабочее пространство и оборудование, планировать время и определять место работы».

Любопытно, что у компании Philips в Украине пока офис в формате open space. Как отметил Назим Турдумамбетов, количество сотрудников в украинском офисе с каждым годом увеличивается, и когда появится необходимость в новом помещении, конечно же, будет рассматриваться концепция гибкого офиса. «В Москве смена формата произошла вместе со сменой офиса, которая в свою очередь была продиктована бизнес-необходимостью. Компания динамично развивается, и прежний офис уже не вмещал всех сотрудников», — объясняет г-н Турдумамбетов.

Российскому маркетинговому агентству Action отказ от традиционного формата офиса позволил сэкономить более 40% рабочего пространства. «В течение четырех лет, пока мы арендовали одно и то же помещение, количество наших сотрудников увеличивалось и уменьшалось, однако мы продолжали комфортно себя чувствовать на существующих квадратных метрах», — заключает Александр Попов, управляющий партнер маркетингового агентства Action.

Еще одна статья экономии — офисное оборудование, канцтовары и расходные материалы. Обычно в традиционных рабочих кабинетах и в комнате для переговоров стоит одна и та же мебель и набор канцтоваров. В случае с «гибкими» офисами далеко не для каждой зоны нужно закупать стулья и столы с тумбочками. Порой достаточно дивана или одного стола на несколько человек, в зависимости от предназначения данного помещения.

В «гибких» офисах действует так называемое правило чистого стола. Покидая рабочее место, сотрудник должен полностью убрать все свои вещи в личную ячейку сейфа или забрать домой. Это стимулирует хранить большинство документов в цифровом виде, уменьшая объемы печати и бумажного мусора.

Световое решение тоже подбирается исходя из назначения помещений. Тем самым экономится электричество. «Наш российский офис поделен на зоны для индивидуальной и совместной работы, отдыха, встреч и совещаний. Каждая из них обладает уникальным дизайном и световым решением, — отмечает Назим Турдумамбетов. — Есть открытые рабочие пространства с ровным дневным светом, зоны для индивидуальной работы и переговорные комнаты с настраиваемым освещением, зоны для отдыха с разноцветной фоновой подсветкой».

Начинка офиса

Развернуть необходимую инфраструктуру для «гибкого» офиса можно в считанные дни. В офисе Philips телефонная и электронная связь осуществляется с помощью унифицированных коммуникаций на основе Microsoft Office Communication Server и УАТС на базе Cisco. Необходимое программное обеспечение установлено на компьютере каждого пользователя, которому присвоен индивидуальный номер. «Всем сотрудникам выделен персональный ноутбук, на котором хранится необходимая для работы информация, настроены основные сервисы и доступ к информационным ресурсам, — сообщает Назим Турдумамбетов. — Занимая рабочее место в офисе, сотрудники могут подключить ноутбук к клавиатуре и большому монитору, чтобы было удобнее».

Техническая экипировка людей, работающих дистанционно или находящихся в командировке, включает гарнитуру, с помощью которой можно общаться посредством Microsoft Office Communicator/Lync и пользоваться видео­связью. Переговоры часто проводятся в формате видеоконференций с круговым обзором всех участников за столом на базе решений Microsoft от Polycom.

Полноценную мобильность в пределах офиса обеспечивают беспроводные коммуникации. «По всей территории нашего офиса работает Wi-Fi, вместо стационарных телефонов — радиотрубки, входящие звонки принимает офис-менеджер и переадресовывает на мобильные телефоны сотрудников, — поясняет Александр Попов. — Отдельная статья затрат — мебель, которая должна быть качественной и долговечной, поскольку будет очень активно эксплуатироваться несколькими сотрудниками».

Человеческий фактор

У работодателя практически не остается возможности контролировать, чем занимается сотрудник — работой или личными делами. Поэтому эффективность труда напрямую зависит от отлаженности рабочих процессов, самоорганизации персонала и его концентрации на конечном результате. Во избежание возможных конфликтов желательно посредством специального программного обеспечения бронировать места в офисе.

Основная ответственность по подготовке персонала к переходу на новые условия лежит на HR-службе. Так, российский офис Philips за два месяца до переезда провел серию тренингов, нацеленных на адаптацию людей к новому пространству. Один из ключевых моментов — переход на свободный график. «В зависимости от должности сотрудники могут работать удаленно дома или стационарно в офисе, — подчеркивает Назим Турдумамбетов. — В последнем случае желательно присутствовать на работе с 11 до 16 часов, поэтому каждый сам выбирает время начала и окончания рабочего дня. Например, с 8.00 до 17.00 или с 11.00 до 20.00».

Важный на переходном этапе нюанс — потеря личного пространства. «Человек испытывает комфорт при наличии собственного рабочего места, которое всегда можно как-то украсить, поставить личные фотографии, тем самым сделав его персональным», — уточняет г-н Попов. Компенсацией может стать особое дизайнерское оформление рабочих зон. Например, в офисе агентства Action создали chill out зону (от английского сленгового to chill out — остынь, расслабься. — Ред.), где каждый желающий может провести столько времени, сколько ему нужно, чтобы отдохнуть и восстановиться. А в офисе Philips применили нестандартное интерьерное решение, разделив комплекс на десять тематических зон: «Россия», «1950-е», «Париж», «Природа», «Горы», «Океан», «Нидерланды», «Нью-Йорк», «Рим» и «Авангард». Хорошим бонусом станет также наличие помещений для фитнеса, кафе и рабочих зон под открытым небом.


Комментарии:

  • Человек   16-10-2013 17:47 

    Боже мой, опять придумки, как людей оставить без куска хлеба! А владельцу офиса плюс в доход зарплата «ненужного теперь сотрудника»… От всей души желаю всем богачам остаться маленькой кучкой людей на Земле обслуживающейся только роботами, и чтобы от этих же роботов и погибли…


Код безопасности:


Внутренний голос

«Малый бизнес начал смелее отстаивать свои права, научившись бороться, если  проверяющие и контролирующие инспекции злоупотребляют властью»

Большой человек

Cгущая краски

Частный случай

Реставрируя полуразрушенные здания пансионатов, бывший антикризисный менеджер Андрей Руденко создал сеть баз отдыха «Куба»

Новости партнеров

bigmir)net TOP 100   

Новости партнеров

Новости от KINOafisha.ua
Загрузка...
Загрузка...
Афиша кинотеатра Синема Сити

Статус

Еженедельный деловой журнал

Украинский бизнес портал

Электронный деловой журнал

Эксперт

Украинский деловой журнал

Экономические известия

Ежедневная деловая газета